Socle commun
L'inventaire croisé de son activité
Tous les deux mois, croiser skills, tableau de bord, fichiers et conversations pour repérer ce qui dort, ce qui diverge et ce qui manque.
Capture d’un outil réel · données fictives, noms floutés
Le problème
Un système qui tourne depuis des mois dérive en silence : une page n’est plus rafraîchie, un événement manque au tableau de bord, une date diffère entre l’agenda et une fiche, un fichier important n’a jamais quitté Téléchargements, une tâche planifiée est restée en pause.
La méthode pas à pas
- Croiser quatre sources : les skills (ce qui est prévu), le tableau de bord (ce qui est suivi), les fichiers (ce qui existe) et les conversations (ce qui a été fait).
- Inventaire par domaine : pour chaque brique, son usage réel sur la période (utilisée, jamais utilisée, créée récemment).
- Tableaux d’état par domaine : manuscrits, soutenances, études, congrès, service, carrière, enseignement ; chaque ligne avec l’état connu et la prochaine étape.
- Liste des incohérences :
- données figées (une page qui cite encore une ancienne version) ;
- événements absents du tableau de bord ;
- dates contradictoires entre deux sources ;
- fichiers non classés ou non répliqués ;
- tâches planifiées dont l’état actif ou en pause est inconnu.
- Déclarer les limites de source : ce que l’IA ne peut pas consulter (certains projets, certaines sessions) est reconstitué à partir des traces, et le dit. L’inventaire déclare aussi ce qu’il ne voit pas du tout : dossiers non indexés, connecteurs absents, période non couverte.
- Corriger : chaque incohérence devient une action à valider ; l’IA corrige aussi ses propres erreurs de l’inventaire précédent.
- Un audit hebdomadaire avec preuve, couverture et âge, entre deux inventaires :
- chaque constat porte une preuve (identifiant, date, chiffre), et jamais de « rien à signaler » sans dire ce qui a été lu ;
- la couverture du mail se mesure sur un échantillon de 10 messages reçus et 10 envoyés : rouge sous 80 % de messages bien suivis, orange sous 95 % ;
- chaque projet reçoit un statut : actif, en attente (avec son motif), en errance, dormant (2 à 6 semaines sans trace), abandonné de fait (au-delà) ;
- chaque alerte porte son âge ; à 3 semaines, une question : relancer, mettre en attente ou archiver ;
- une seule notification, et seulement s’il y a un rouge ou trois orange ;
- un faux positif se corrige dans le contrôle lui-même, pas seulement dans le rapport.
- Une page d’arbitrages système :
- une fiche par question : constat vérifié, question, options dont une « recommandée », nature (garde-fou, panne, doublon, usage, connecteur) ;
- les réponses s’enregistrent au fil de l’eau, avec un bouton « copier mes réponses » en secours ;
- rien n’est modifié avant la réponse.
Aller plus loin
- Diagnostiquer et réparer un système qui ne se parle plus
- Retrouver n’importe quoi
- La boucle qualité : contrôler, évaluer, apprendre
Le livrable
Un inventaire daté, par domaine, avec la liste des incohérences et des actions. C’est aussi la matière première du bilan annuel.
Garde-fous
Consulting et finances hors périmètre de l’inventaire académique. Aucune correction appliquée sans validation.
Prompt de départ
Fais l’inventaire de mon activité académique des deux derniers mois en croisant mes skills, mon tableau de bord, mes fichiers et nos conversations. Par domaine : usage réel des briques, état de chaque dossier, prochaine étape. Termine par la liste des incohérences et des limites de source.