Base común
Inventario cruzado de la actividad
Cada dos meses, cruzar skills, panel de control, archivos y conversaciones para detectar lo que está parado, lo que diverge y lo que falta.
Captura de una herramienta real · datos ficticios, nombres difuminados · interfaz en inglés
El problema
Un sistema que funciona desde hace meses deriva en silencio: una página ya no se actualiza, falta un evento en el panel de control, una fecha difiere entre el calendario y una ficha, un archivo importante nunca ha salido de Descargas, una tarea programada se ha quedado en pausa.
Método paso a paso
- Cruzar cuatro fuentes: las skills (lo previsto), el panel de control (lo que se sigue), los archivos (lo que existe) y las conversaciones (lo que se ha hecho).
- Inventario por ámbito: para cada pieza, su uso real en el periodo (utilizada, nunca utilizada, creada recientemente).
- Tablas de estado por ámbito: manuscritos, defensas de tesis, estudios, congresos, servicio, carrera, docencia; cada fila con el estado conocido y el siguiente paso.
- Lista de incoherencias:
- datos congelados (una página que aún cita una versión antigua);
- eventos ausentes del panel de control;
- fechas contradictorias entre dos fuentes;
- archivos sin clasificar o sin replicar;
- tareas programadas cuyo estado activo o en pausa se desconoce.
- Declarar los límites de las fuentes: lo que la IA no puede consultar (algunos proyectos, algunas sesiones) se reconstruye a partir de rastros, y así lo indica. El inventario declara también lo que no ve en absoluto: carpetas no indexadas, conectores ausentes, periodos no cubiertos.
- Corregir: cada incoherencia se convierte en una acción que aprobar; la IA corrige también sus propios errores del inventario anterior.
- Una auditoría semanal con prueba, cobertura y antigüedad, entre dos inventarios:
- cada hallazgo lleva una prueba (identificador, fecha, cifra), y nunca un «nada que señalar» sin decir qué se ha leído;
- la cobertura del correo se mide sobre una muestra de 10 mensajes recibidos y 10 enviados: rojo por debajo del 80 % de mensajes bien seguidos, naranja por debajo del 95 %;
- cada proyecto recibe un estado: activo, en espera (con su motivo), a la deriva, latente (de 2 a 6 semanas sin rastro), abandonado de hecho (más allá);
- cada alerta lleva su antigüedad; a las 3 semanas, una pregunta: reactivar, poner en espera o archivar;
- una sola notificación, y solo si hay un rojo o tres naranjas;
- un falso positivo se corrige en el propio control, no solo en el informe.
- Una página de decisiones del sistema:
- una ficha por pregunta: hallazgo verificado, pregunta, opciones con una «recomendada», naturaleza (salvaguarda, avería, duplicado, uso, conector);
- las respuestas se guardan sobre la marcha, con un botón «copiar mis respuestas» como reserva;
- no se modifica nada antes de la respuesta.
Para ir más lejos
- Diagnosticar y reparar un sistema que ya no se comunica
- Encontrar cualquier cosa
- El bucle de calidad: controlar, evaluar, aprender
Entregable
Un inventario fechado, por ámbito, con la lista de incoherencias y de acciones. Es también la materia prima de la memoria anual de actividad.
Salvaguardas
La consultoría y las finanzas quedan fuera del alcance del inventario académico. No se aplica ninguna corrección sin aprobación.
Prompt de partida
Haz un inventario de mi actividad académica de los dos últimos meses cruzando mis skills, mi panel de control, mis archivos y nuestras conversaciones. Por ámbito: uso real de las piezas, estado de cada expediente, siguiente paso. Termina con la lista de incoherencias y los límites de las fuentes.