Socle commun
Retrouver n'importe quoi
Un index unique pour les fichiers, les conversations, les artefacts et les projets, une recherche qui dit où elle a cherché, et des archives qu'on lit sans jamais les déplacer.
Le problème
Le document existe quelque part : sur le disque, dans l’espace partagé, en pièce jointe d’un mail, dans une ancienne conversation, dans un artefact ou dans une présentation d’il y a trois ans. Mais on ne sait plus où, et chercher prend plus de temps que refaire. On refait donc, et la quatrième version d’une même diapositive s’ajoute aux trois autres. Quand on demande à l’IA, elle répond « introuvable » sans dire où elle a regardé.
La méthode pas à pas
- Un index unifié couvre les fichiers (disque et espace partagé), l’export des conversations, les artefacts et les projets. Il a deux volets : un volet public, publiable sans risque, et un volet privé, chargé localement sur le poste.
- L’export des conversations reste dans le navigateur : il est chargé dans le stockage local de la page et n’en sort jamais. Les sujets sensibles n’apparaissent que par leur titre et leur date, jamais par leur contenu.
- Des groupes de synonymes modifiables : un sigle trouve aussi sa forme développée, sa forme anglaise et ses variantes d’écriture. Des alias couvrent les mots que la dictée vocale déforme.
- Une barre de recherche dans le tableau de bord : elle cherche d’abord dans ses propres bases, puis renvoie vers le moteur complet. La réponse tient en trois blocs : discussions, documents, éléments liés. Chaque discussion est reliée à ses documents par le nom de ses pièces jointes.
- Une recherche en quatre statuts pour chaque source : interrogée avec résultat, interrogée sans résultat, inaccessible, non interrogée. On ne dit « introuvable » qu’après avoir couvert tout le périmètre, et la réponse indique l’âge de l’index et ce qu’il ne voit pas (dossiers non indexés, date du dernier export des conversations).
- Réindexer seulement si quelque chose a changé : une empreinte des dossiers suffit à le savoir. La page n’est republiée qu’au-delà d’un seuil de changements.
- Pour les présentations, un inventaire des versions :
- les versions sont regroupées par nom de fichier (V, VF, dates, copies), puis par titre de la première diapositive ;
- un même contenu à moins de 60 jours d’écart compte pour une seule édition ;
- on montre la version finale et la plus longue ; les autres sont masquées mais accessibles, et chaque année d’un même cours reste visible ;
- la recherche porte aussi sur le texte des diapositives ;
- rien n’est déplacé.
- Les archives restent en lecture seule :
- une carte et un index d’abord, avant toute ouverture ;
- certains dossiers ne sont jamais ouverts sans une demande portant sur un fichier précis (santé, imagerie, comptes rendus nominatifs, finances) ;
- on travaille toujours sur une copie suffixée de la date ;
- les doublons font l’objet d’une liste proposée, sans rien déplacer.
Le livrable
Une page de recherche unique, et des réponses qui disent toujours ce qui a été cherché, où, et avec quel résultat pour chaque source.
Garde-fous
- Aucun export de conversation dans un espace en ligne public : il reste dans le navigateur du poste.
- Les noms de fichiers réels peuvent contenir des noms de patients : jamais de capture d’écran ni de partage de l’index brut.
- La recherche lit, elle ne range pas : le classement passe par Ranger ses fichiers pour l’IA.
Prompt de départ
Je cherche [ce que je cherche, avec les mots dont je me souviens]. Cherche dans l’index des fichiers, l’export des conversations, les artefacts et les projets, en élargissant aux synonymes. Réponds en trois blocs (discussions, documents, éléments liés), puis donne pour chaque source son statut : résultat, aucun résultat, inaccessible ou non interrogée. Indique l’âge de l’index et ce qu’il ne voit pas. N’ouvre aucun dossier d’archive sensible et ne déplace rien.