Base común
Encontrar cualquier cosa
Un índice único para archivos, conversaciones, artefactos y proyectos, una búsqueda que dice dónde ha buscado, y archivos históricos que se consultan sin moverlos nunca.
El problema
El documento existe en algún sitio: en el disco, en el espacio compartido, adjunto a un correo, en una conversación antigua, en un artefacto o en una presentación de hace tres años. Pero ya no se sabe dónde, y buscar lleva más tiempo que rehacer. Así que se rehace, y una cuarta versión de la misma diapositiva se suma a las otras tres. Cuando se pregunta a la IA, responde «no encontrado» sin decir dónde ha mirado.
Método paso a paso
- Un índice unificado cubre los archivos (disco y espacio compartido), la exportación de las conversaciones, los artefactos y los proyectos. Tiene dos partes: una pública, que se puede publicar sin riesgo, y una privada, cargada localmente en el puesto de trabajo.
- La exportación de las conversaciones se queda en el navegador: se carga en el almacenamiento local de la página y nunca sale de él. Los temas sensibles solo aparecen por su título y su fecha, nunca por su contenido.
- Grupos de sinónimos editables: una sigla encuentra también su forma desarrollada, su equivalente en inglés y sus variantes de escritura. Unos alias cubren las palabras que el dictado por voz deforma.
- Una barra de búsqueda en el panel de control: busca primero en sus propias bases y después remite al motor completo. La respuesta se organiza en tres bloques: conversaciones, documentos, elementos relacionados. Cada conversación queda vinculada a sus documentos por el nombre de sus adjuntos.
- Una búsqueda con cuatro estados para cada fuente: consultada con resultados, consultada sin resultados, inaccesible, no consultada. Solo se dice «no encontrado» tras haber cubierto todo el perímetro, y la respuesta indica la antigüedad del índice y lo que no ve (carpetas no indexadas, fecha de la última exportación de conversaciones).
- Reindexar solo si algo ha cambiado: una huella de las carpetas basta para saberlo. La página solo se vuelve a publicar por encima de un umbral de cambios.
- Para las presentaciones, un inventario de versiones:
- las versiones se agrupan por nombre de archivo (V, VF, fechas, copias) y después por el título de la primera diapositiva;
- un mismo contenido con menos de 60 días de diferencia cuenta como una sola edición;
- se muestran la versión final y la más larga; las demás quedan ocultas pero accesibles, y cada año de un mismo curso sigue visible;
- la búsqueda abarca también el texto de las diapositivas;
- no se mueve nada.
- Los archivos históricos son de solo lectura:
- primero un mapa y un índice, antes de abrir nada;
- algunas carpetas nunca se abren sin una petición sobre un archivo concreto (salud, imagen, informes nominativos, finanzas);
- se trabaja siempre sobre una copia con la fecha como sufijo;
- los duplicados se presentan en una lista propuesta, sin mover nada.
Entregable
Una única página de búsqueda, y respuestas que siempre dicen qué se ha buscado, dónde y con qué resultado para cada fuente.
Salvaguardas
- Ninguna exportación de conversaciones en un espacio público en línea: se queda en el navegador del puesto.
- Los nombres reales de los archivos pueden contener nombres de pacientes: nunca capturas de pantalla ni difusión del índice en bruto.
- La búsqueda lee, no clasifica: la clasificación pasa por Ordenar los archivos para la IA.
Prompt de partida
Busco [lo que busco, con las palabras que recuerdo]. Busca en el índice de archivos, en la exportación de las conversaciones, en los artefactos y en los proyectos, ampliando a los sinónimos. Responde en tres bloques (conversaciones, documentos, elementos relacionados) y después da el estado de cada fuente: resultados, sin resultados, inaccesible o no consultada. Indica la antigüedad del índice y lo que no ve. No abras ninguna carpeta de archivo sensible y no muevas nada.