Gemeinsame Basis
Alles wiederfinden
Ein einziger Index für Dateien, Unterhaltungen, Artefakte und Projekte, eine Suche, die sagt, wo sie gesucht hat, und Archive, die man liest, ohne sie je zu verschieben.
Das Problem
Das Dokument existiert irgendwo: auf der Festplatte, im gemeinsamen Laufwerk, als Anhang einer E-Mail, in einer alten Unterhaltung, in einem Artefakt oder in einem Vortrag von vor drei Jahren. Aber man weiß nicht mehr, wo, und das Suchen dauert länger als das Neumachen. Also macht man es neu, und eine vierte Fassung derselben Folie gesellt sich zu den drei anderen. Fragt man die KI, antwortet sie „nicht gefunden“, ohne zu sagen, wo sie nachgesehen hat.
Schritt für Schritt
- Ein einheitlicher Index umfasst die Dateien (Festplatte und gemeinsames Laufwerk), den Export der Unterhaltungen, die Artefakte und die Projekte. Er hat zwei Teile: einen öffentlichen, der sich gefahrlos veröffentlichen lässt, und einen privaten, der lokal am Arbeitsplatz geladen wird.
- Der Export der Unterhaltungen bleibt im Browser: Er wird in den lokalen Speicher der Seite geladen und verlässt ihn nie. Sensible Themen erscheinen nur mit Titel und Datum, nie mit ihrem Inhalt.
- Bearbeitbare Synonymgruppen: Eine Abkürzung findet auch ihre ausgeschriebene Form, ihre englische Entsprechung und ihre Schreibvarianten. Aliasse decken die Wörter ab, die die Spracheingabe verstümmelt.
- Eine Suchleiste im Dashboard: Sie sucht zuerst in ihren eigenen Daten und verweist dann auf die vollständige Suchmaschine. Die Antwort besteht aus drei Blöcken: Unterhaltungen, Dokumente, verknüpfte Elemente. Jede Unterhaltung wird über die Namen ihrer Anhänge mit ihren Dokumenten verknüpft.
- Eine Suche mit vier Status für jede Quelle: abgefragt mit Ergebnis, abgefragt ohne Ergebnis, nicht zugänglich, nicht abgefragt. „Nicht gefunden“ heißt es erst, wenn der gesamte Bereich abgedeckt ist, und die Antwort nennt das Alter des Index und das, was er nicht sieht (nicht indizierte Ordner, Datum des letzten Exports der Unterhaltungen).
- Nur neu indizieren, wenn sich etwas geändert hat: Ein Fingerabdruck der Ordner genügt, um das festzustellen. Die Seite wird erst ab einer Schwelle von Änderungen neu veröffentlicht.
- Für Vorträge eine Bestandsaufnahme der Fassungen:
- die Fassungen werden nach Dateinamen gruppiert (V, VF, Daten, Kopien), dann nach dem Titel der ersten Folie;
- derselbe Inhalt mit weniger als 60 Tagen Abstand zählt als eine einzige Ausgabe;
- angezeigt werden die endgültige und die längste Fassung; die übrigen sind ausgeblendet, aber zugänglich, und jedes Jahr derselben Lehrveranstaltung bleibt sichtbar;
- die Suche erfasst auch den Text der Folien;
- nichts wird verschoben.
- Archive bleiben schreibgeschützt:
- zuerst eine Übersichtskarte und ein Index, bevor etwas geöffnet wird;
- manche Ordner werden nie ohne eine Anfrage zu einer bestimmten Datei geöffnet (Gesundheit, Bildgebung, namentliche Befunde, Finanzen);
- gearbeitet wird immer an einer Kopie mit dem Datum als Suffix;
- Dubletten werden als Vorschlagsliste aufgeführt, ohne etwas zu verschieben.
Ergebnis
Eine einzige Suchseite und Antworten, die immer sagen, was gesucht wurde, wo und mit welchem Ergebnis für jede Quelle.
Schutzvorkehrungen
- Kein Export der Unterhaltungen in einen öffentlichen Online-Speicher: Er bleibt im Browser des Arbeitsplatzes.
- Echte Dateinamen können Patientennamen enthalten: niemals Bildschirmfotos des Rohindex und keine Weitergabe.
- Die Suche liest, sie legt nicht ab: Die Ablage läuft über Ihre Dateien für die KI ordnen.
Einstiegsprompt
Ich suche [was ich suche, mit den Wörtern, an die ich mich erinnere]. Durchsuche den Dateiindex, den Export der Unterhaltungen, die Artefakte und die Projekte und erweitere die Suche auf Synonyme. Antworte in drei Blöcken (Unterhaltungen, Dokumente, verknüpfte Elemente) und nenne dann für jede Quelle ihren Status: Ergebnis, kein Ergebnis, nicht zugänglich oder nicht abgefragt. Gib das Alter des Index an und was er nicht sieht. Öffne keinen sensiblen Archivordner und verschiebe nichts.