Base comune
Ritrovare qualsiasi cosa
Un unico indice per file, conversazioni, artefatti e progetti, una ricerca che dice dove ha cercato, e archivi che si consultano senza mai spostarli.
Il problema
Il documento esiste da qualche parte: sul disco, nello spazio condiviso, allegato a una mail, in una vecchia conversazione, in un artefatto o in una presentazione di tre anni fa. Ma non si sa più dove, e cercare richiede più tempo che rifare. Così si rifà, e una quarta versione della stessa diapositiva si aggiunge alle altre tre. Quando lo si chiede all’IA, risponde «non trovato» senza dire dove ha guardato.
Metodo passo per passo
- Un indice unificato copre i file (disco e spazio condiviso), l’esportazione delle conversazioni, gli artefatti e i progetti. Ha due parti: una pubblica, pubblicabile senza rischi, e una privata, caricata localmente sulla postazione.
- L’esportazione delle conversazioni resta nel browser: viene caricata nella memoria locale della pagina e non ne esce mai. Gli argomenti sensibili compaiono solo con titolo e data, mai con il contenuto.
- Gruppi di sinonimi modificabili: una sigla trova anche la forma estesa, l’equivalente inglese e le varianti di scrittura. Degli alias coprono le parole che la dettatura vocale storpia.
- Una barra di ricerca nel cruscotto: cerca prima nelle proprie basi, poi rimanda al motore completo. La risposta è in tre blocchi: discussioni, documenti, elementi collegati. Ogni discussione è collegata ai suoi documenti tramite il nome degli allegati.
- Una ricerca con quattro stati per ogni fonte: interrogata con risultati, interrogata senza risultati, inaccessibile, non interrogata. Si dice «non trovato» solo dopo aver coperto l’intero perimetro, e la risposta indica l’età dell’indice e ciò che non vede (cartelle non indicizzate, data dell’ultima esportazione delle conversazioni).
- Reindicizzare solo se qualcosa è cambiato: un’impronta delle cartelle basta a saperlo. La pagina viene ripubblicata solo oltre una soglia di modifiche.
- Per le presentazioni, un inventario delle versioni:
- le versioni sono raggruppate per nome di file (V, VF, date, copie), poi per titolo della prima diapositiva;
- uno stesso contenuto a meno di 60 giorni di distanza conta come un’unica edizione;
- si mostrano la versione finale e la più lunga; le altre sono nascoste ma accessibili, e ogni anno di uno stesso corso resta visibile;
- la ricerca copre anche il testo delle diapositive;
- nulla viene spostato.
- Gli archivi restano in sola lettura:
- prima una mappa e un indice, poi eventualmente l’apertura;
- alcune cartelle non vengono mai aperte senza una richiesta su un file preciso (salute, imaging, referti nominativi, finanze);
- si lavora sempre su una copia con la data come suffisso;
- i duplicati diventano un elenco proposto, senza spostare nulla.
Risultato
Un’unica pagina di ricerca e risposte che dicono sempre cosa è stato cercato, dove e con quale risultato per ogni fonte.
Salvaguardie
- Nessuna esportazione di conversazioni in uno spazio online pubblico: resta nel browser della postazione.
- I nomi reali dei file possono contenere nomi di pazienti: mai catture di schermo né condivisione dell’indice grezzo.
- La ricerca legge, non archivia: l’archiviazione passa per Organizzare i propri file per l’IA.
Prompt di partenza
Sto cercando [ciò che cerco, con le parole che ricordo]. Cerca nell’indice dei file, nell’esportazione delle conversazioni, negli artefatti e nei progetti, estendendo ai sinonimi. Rispondi in tre blocchi (discussioni, documenti, elementi collegati), poi indica lo stato di ogni fonte: risultati, nessun risultato, inaccessibile o non interrogata. Indica l’età dell’indice e ciò che non vede. Non aprire nessuna cartella d’archivio sensibile e non spostare nulla.