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Gemeinsame Basis

Ihre Dateien für die KI ordnen

Ein einziger Stammordner, flache Arbeitsordner, eine Typologie: die Voraussetzung dafür, dass die KI Ihre Dokumente findet, ablegt und wiederverwendet.

CoworkSkillArtefakt1 Wochenende, dann 5 Min./Tag

Das Problem

Ihre Dokumente sind verstreut über den Download-Ordner, mehrere Laufwerke, ein institutionelles Drive und E-Mail-Anhänge. Die KI kann nur mit dem arbeiten, was sie sieht: Eine Datei außerhalb ihres Bereichs existiert für sie nicht, und eine automatisierte Aufgabe, die auf ein anderes Laufwerk zeigt, bricht beim ersten Computerwechsel.

Schritt für Schritt

  1. Legen Sie einen einzigen Stammordner an, der der KI vorbehalten ist (zum Beispiel IA-NOM). Das ist der einzige Ordner, auf den Sie Claude Zugriff geben (Cowork oder Claude Code).
  2. Flache Arbeitsordner, einer pro großem Tätigkeitsbereich: ARTICLES, PRESENTATIONS, SERVICE, ENSEIGNEMENT, BIBLIOGRAPHIE, DONNEES … Vermeiden Sie tiefe Ordnerbäume.
  3. Drei technische Ordner: _SYSTEME (Regeln, Pläne, Protokolle), _A_TRIER (Zwischenablage) und 90_ARCHIVE (was nie wirklich gelöscht wird).
  4. Schreiben Sie die Ablageregeln in eine Datei _SYSTEME/REGLES-CLASSEMENT.md: was wohin gehört, wie benannt wird, was sensibel ist.
  5. Lassen Sie eine Typologie erstellen: Bitten Sie Claude, eine Stichprobe durchzugehen und Datei-„Profile“ vorzuschlagen (Manuskript, Kongressfoliensatz, Protokoll, Tätigkeitsbericht …), jeweils mit Familie, Version, Sensibilität und Zielort.
  6. Auf einer eigenen Seite freigeben: Claude zeigt seine Vorschläge in einem Artefakt an (Freigeben / Korrigieren / Verwerfen). Nichts wird vor Ihrer Entscheidung verschoben; Ihre Korrekturen werden zu gelernten Regeln.
  7. Durch Kopieren ablegen, nicht durch Verschieben: Das Original wird einige Tage aufbewahrt und nach Prüfung entfernt. Zweifelhafte Dateien kommen nach _A_TRIER.
  8. Zurückholen, was anderswo liegt: Jeder nützliche Ordner außerhalb des Stammordners muss dorthin zurückgeholt werden.

Bekannte Fallstricke

  • Verlässlichkeit eines Profils: hoch, wenn der Name erkannt wird und der Ordner stimmig ist, mittel, wenn nur eines von beiden zutrifft, niedrig, wenn keines zutrifft. Nur hohe Verlässlichkeit führt zu einem direkten Vorschlag; die anderen führen zu einer Frage.
  • Ein Ordner, der gegen die Regeln verstößt, führt zu einem Ablagevorschlag, nie zu einer eigenmächtigen Verschiebung.
  • In einem sensiblen Bereich wird das Profil aus Dateiname und Ordner abgelesen, ohne die Datei zu öffnen.
  • Eine entschiedene Frage wird nie erneut gestellt: Die Antwort wird zu einer gelernten Regel, die vor jedem Durchlauf gelesen wird.
  • Ein neues Typologie-Merkmal (ein Wort im Namen, ein Absender, ein Format) wird am vollständigen Index getestet, bevor es übernommen wird: wie viele Dateien es neu einordnen würde und welche davon falsch.
  • Eine Zweifelsfrage wird an zwei Stellen festgehalten: im Bericht des Durchlaufs und in der Entscheidungsliste, damit sie nicht verloren geht.
  • Bevor ein Anhang abgelegt wird, wird geprüft, ob nicht schon eine Kopie abgelegt ist (gleicher Name, gleiche Größe, gleiches Datum).
  • Abgelegt wird durch Kopieren, mit einer Aufbewahrungsfrist und anschließend einer geprüften Entfernung des Originals. Ein bloßes Verschieben kann eine Namenskollision stillschweigend übergehen und eine Datei verlieren.
  • Archive bleiben schreibgeschützt: zuerst Übersichtskarte und Index, eine datierte Kopie zum Arbeiten, Dubletten als Vorschlag, ohne etwas zu verschieben. Siehe Alles wiederfinden.

Ergebnis

Ein aufgeräumter Stammordner, eine Regeldatei, eine freigegebene Typologie und eine automatische tägliche Ablage des Download-Ordners.

Schutzvorkehrungen

  • Zweifelsregel: Claude fragt, statt zu raten.
  • Dateien mit Patientendaten werden als sensibel markiert, ihre Namen maskiert, und sie verlassen den Arbeitsplatz nie.
  • Nichts wird je gelöscht: Es wird archiviert.

Einstiegsprompt

Hier ist mein Stammordner. Geh ihn durch, ohne etwas zu verschieben. Schlage eine Typologie mit 10 bis 15 Dateiprofilen vor (Familie, Beispiele, Zielort, Sensibilität) und liste die zweifelhaften Dateien auf. Stelle alles auf einer Seite dar, auf der ich jeden Vorschlag freigeben, korrigieren oder verwerfen kann.

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