Gemeinsame Basis
Ihre Dateien für die KI ordnen
Ein einziger Stammordner, flache Arbeitsordner, eine Typologie: die Voraussetzung dafür, dass die KI Ihre Dokumente findet, ablegt und wiederverwendet.
Das Problem
Ihre Dokumente sind verstreut über den Download-Ordner, mehrere Laufwerke, ein institutionelles Drive und E-Mail-Anhänge. Die KI kann nur mit dem arbeiten, was sie sieht: Eine Datei außerhalb ihres Bereichs existiert für sie nicht, und eine automatisierte Aufgabe, die auf ein anderes Laufwerk zeigt, bricht beim ersten Computerwechsel.
Schritt für Schritt
- Legen Sie einen einzigen Stammordner an, der der KI vorbehalten ist (zum Beispiel
IA-NOM). Das ist der einzige Ordner, auf den Sie Claude Zugriff geben (Cowork oder Claude Code). - Flache Arbeitsordner, einer pro großem Tätigkeitsbereich:
ARTICLES,PRESENTATIONS,SERVICE,ENSEIGNEMENT,BIBLIOGRAPHIE,DONNEES… Vermeiden Sie tiefe Ordnerbäume. - Drei technische Ordner:
_SYSTEME(Regeln, Pläne, Protokolle),_A_TRIER(Zwischenablage) und90_ARCHIVE(was nie wirklich gelöscht wird). - Schreiben Sie die Ablageregeln in eine Datei
_SYSTEME/REGLES-CLASSEMENT.md: was wohin gehört, wie benannt wird, was sensibel ist. - Lassen Sie eine Typologie erstellen: Bitten Sie Claude, eine Stichprobe durchzugehen und Datei-„Profile“ vorzuschlagen (Manuskript, Kongressfoliensatz, Protokoll, Tätigkeitsbericht …), jeweils mit Familie, Version, Sensibilität und Zielort.
- Auf einer eigenen Seite freigeben: Claude zeigt seine Vorschläge in einem Artefakt an (Freigeben / Korrigieren / Verwerfen). Nichts wird vor Ihrer Entscheidung verschoben; Ihre Korrekturen werden zu gelernten Regeln.
- Durch Kopieren ablegen, nicht durch Verschieben: Das Original wird einige Tage aufbewahrt und nach Prüfung entfernt. Zweifelhafte Dateien kommen nach
_A_TRIER. - Zurückholen, was anderswo liegt: Jeder nützliche Ordner außerhalb des Stammordners muss dorthin zurückgeholt werden.
Ergebnis
Ein aufgeräumter Stammordner, eine Regeldatei, eine freigegebene Typologie und eine automatische tägliche Ablage des Download-Ordners.
Schutzvorkehrungen
- Zweifelsregel: Claude fragt, statt zu raten.
- Dateien mit Patientendaten werden als sensibel markiert, ihre Namen maskiert, und sie verlassen den Arbeitsplatz nie.
- Nichts wird je gelöscht: Es wird archiviert.
Einstiegsprompt
Hier ist mein Stammordner. Geh ihn durch, ohne etwas zu verschieben. Schlage eine Typologie mit 10 bis 15 Dateiprofilen vor (Familie, Beispiele, Zielort, Sensibilität) und liste die zweifelhaften Dateien auf. Stelle alles auf einer Seite dar, auf der ich jeden Vorschlag freigeben, korrigieren oder verwerfen kann.