Socle commun
Ranger ses fichiers pour l'IA
Un dossier racine unique, des dossiers métier à plat, une typologie : la condition pour que l'IA retrouve, classe et réutilise vos documents.
Le problème
Vos documents sont éparpillés entre Téléchargements, plusieurs disques, un Drive institutionnel et des pièces jointes. L’IA ne peut travailler que sur ce qu’elle voit : un fichier hors de son périmètre n’existe pas pour elle, et une tâche automatique qui pointe vers un autre disque casse au premier changement d’ordinateur.
La méthode pas à pas
- Créer un dossier racine unique réservé à l’IA (par exemple
IA-NOM). C’est le seul dossier auquel vous donnez accès à Claude (Cowork ou Claude Code). - Des dossiers métier à plat, un par grande activité :
ARTICLES,PRESENTATIONS,SERVICE,ENSEIGNEMENT,BIBLIOGRAPHIE,DONNEES… Évitez les arborescences profondes. - Trois dossiers techniques :
_SYSTEME(règles, plans, journaux),_A_TRIER(zone d’attente) et90_ARCHIVE(ce qu’on ne supprime jamais vraiment). - Écrire les règles de classement dans un fichier
_SYSTEME/REGLES-CLASSEMENT.md: où va quoi, comment on nomme, ce qui est sensible. - Faire construire une typologie : demandez à Claude de parcourir un échantillon et de proposer des « profils » de fichiers (manuscrit, deck de congrès, PV, bilan…), avec pour chacun sa famille, sa version, sa sensibilité et son emplacement cible.
- Valider sur une page dédiée : Claude affiche ses propositions dans un artefact (Valider / Corriger / Écarter). Rien ne bouge avant votre décision ; vos corrections deviennent des règles apprises.
- Classer par copie, pas par déplacement : l’original est conservé quelques jours, puis retiré après vérification. Les fichiers ambigus vont dans
_A_TRIER. - Rapatrier ce qui est ailleurs : tout dossier utile situé hors de la racine doit y être ramené.
Pièges connus
- Confiance d’un profil : haute quand le nom est reconnu et le dossier légitime, moyenne quand un seul des deux l’est, basse quand aucun ne l’est. Seule la confiance haute donne une proposition directe ; les autres donnent une question.
- Un dossier non conforme aux règles donne une proposition de rangement, jamais un déplacement d’office.
- En zone sensible, le profil se lit au nom du fichier et au dossier, sans ouvrir le fichier.
- Une question tranchée n’est jamais reposée : la réponse devient une règle apprise, relue avant chaque passage.
- Un nouvel indice de typologie (un mot du nom, un expéditeur, un format) est testé sur l’index complet avant d’être gardé : combien de fichiers il reclasse, et lesquels à tort.
- Une question de doute est écrite à deux endroits : dans le rapport du passage et dans la file de décisions, pour ne pas se perdre.
- Avant de classer une pièce jointe, on vérifie qu’une copie n’est pas déjà rangée (même nom, même taille, même date).
- On classe par copie, avec une durée de rétention, puis un retrait vérifié de l’original. Un déplacement brut peut sauter une collision de noms en silence et perdre un fichier.
- Les archives restent en lecture seule : carte et index d’abord, copie datée pour travailler, doublons proposés sans rien déplacer. Voir Retrouver n’importe quoi.
Le livrable
Un dossier racine propre, un fichier de règles, une typologie validée et un classement quotidien automatique des Téléchargements.
Garde-fous
- Règle du doute : Claude demande plutôt que de deviner.
- Les fichiers contenant des données patient sont signalés comme sensibles, leurs noms masqués, et ne quittent pas le poste.
- On ne supprime jamais : on archive.
Prompt de départ
Voici mon dossier racine. Parcours-le sans rien déplacer. Propose une typologie de 10 à 15 profils de fichiers (famille, exemples, emplacement cible, sensibilité) et liste les fichiers en doute. Présente le tout dans une page où je peux valider, corriger ou écarter chaque proposition.