Base comune
Organizzare i propri file per l'IA
Un'unica cartella radice, cartelle di lavoro piatte, una tipologia: la condizione perché l'IA ritrovi, archivi e riutilizzi i vostri documenti.
Il problema
I vostri documenti sono sparsi tra Download, diversi dischi, un Drive istituzionale e allegati di posta. L’IA può lavorare solo su ciò che vede: un file al di fuori del suo perimetro per lei non esiste, e un’attività automatica che punta a un altro disco si rompe al primo cambio di computer.
Metodo passo per passo
- Creare un’unica cartella radice riservata all’IA (per esempio
IA-NOME). È l’unica cartella a cui date accesso a Claude (Cowork o Claude Code). - Cartelle di lavoro piatte, una per grande attività:
ARTICLES,PRESENTATIONS,SERVICE,ENSEIGNEMENT,BIBLIOGRAPHIE,DONNEES… Evitare alberi di cartelle profondi. - Tre cartelle tecniche:
_SYSTEME(regole, piani, registri),_A_TRIER(area di attesa) e90_ARCHIVE(ciò che non viene mai davvero cancellato). - Scrivere le regole di archiviazione in un file
_SYSTEME/REGLES-CLASSEMENT.md: cosa va dove, come nominare, cosa è sensibile. - Far costruire una tipologia: chiedere a Claude di esaminare un campione e proporre dei «profili» di file (manoscritto, presentazione congressuale, verbale, relazione di attività…), ciascuno con famiglia, versione, sensibilità e collocazione di destinazione.
- Approvare su una pagina dedicata: Claude mostra le sue proposte in un artefatto (Approva / Correggi / Scarta). Nulla si sposta prima della vostra decisione; le vostre correzioni diventano regole apprese.
- Archiviare copiando, non spostando: l’originale viene conservato per qualche giorno, poi rimosso dopo verifica. I file ambigui vanno in
_A_TRIER. - Riportare ciò che sta altrove: ogni cartella utile che si trova fuori dalla radice va riportata al suo interno.
Risultato
Una cartella radice pulita, un file di regole, una tipologia approvata e un’archiviazione automatica quotidiana dei Download.
Salvaguardie
- Regola del dubbio: Claude chiede anziché indovinare.
- I file che contengono dati dei pazienti vengono segnalati come sensibili, con il nome mascherato, e non lasciano mai la postazione.
- Nulla viene mai cancellato: si archivia.
Prompt di partenza
Ecco la mia cartella radice. Esaminala senza spostare nulla. Proponi una tipologia di 10-15 profili di file (famiglia, esempi, collocazione di destinazione, sensibilità) ed elenca i file dubbi. Presenta tutto su una pagina in cui io possa approvare, correggere o scartare ogni proposta.