Base comune
Organizzare i propri file per l'IA
Un'unica cartella radice, cartelle di lavoro piatte, una tipologia: la condizione perché l'IA ritrovi, archivi e riutilizzi i vostri documenti.
Il problema
I vostri documenti sono sparsi tra Download, diversi dischi, un Drive istituzionale e allegati di posta. L’IA può lavorare solo su ciò che vede: un file al di fuori del suo perimetro per lei non esiste, e un’attività automatica che punta a un altro disco si rompe al primo cambio di computer.
Metodo passo per passo
- Creare un’unica cartella radice riservata all’IA (per esempio
IA-NOME). È l’unica cartella a cui date accesso a Claude (Cowork o Claude Code). - Cartelle di lavoro piatte, una per grande attività:
ARTICLES,PRESENTATIONS,SERVICE,ENSEIGNEMENT,BIBLIOGRAPHIE,DONNEES… Evitare alberi di cartelle profondi. - Tre cartelle tecniche:
_SYSTEME(regole, piani, registri),_A_TRIER(area di attesa) e90_ARCHIVE(ciò che non viene mai davvero cancellato). - Scrivere le regole di archiviazione in un file
_SYSTEME/REGLES-CLASSEMENT.md: cosa va dove, come nominare, cosa è sensibile. - Far costruire una tipologia: chiedere a Claude di esaminare un campione e proporre dei «profili» di file (manoscritto, presentazione congressuale, verbale, relazione di attività…), ciascuno con famiglia, versione, sensibilità e collocazione di destinazione.
- Approvare su una pagina dedicata: Claude mostra le sue proposte in un artefatto (Approva / Correggi / Scarta). Nulla si sposta prima della vostra decisione; le vostre correzioni diventano regole apprese.
- Archiviare copiando, non spostando: l’originale viene conservato per qualche giorno, poi rimosso dopo verifica. I file ambigui vanno in
_A_TRIER. - Riportare ciò che sta altrove: ogni cartella utile che si trova fuori dalla radice va riportata al suo interno.
Insidie note
- Affidabilità di un profilo: alta quando il nome è riconosciuto e la cartella è legittima, media quando lo è solo uno dei due, bassa quando non lo è nessuno. Solo l’affidabilità alta porta a una proposta diretta; le altre portano a una domanda.
- Una cartella non conforme alle regole porta a una proposta di archiviazione, mai a uno spostamento d’ufficio.
- In zona sensibile, il profilo si legge dal nome del file e dalla cartella, senza aprire il file.
- Una domanda già risolta non viene mai riproposta: la risposta diventa una regola appresa, riletta prima di ogni passaggio.
- Un nuovo indizio di tipologia (una parola del nome, un mittente, un formato) viene provato sull’indice completo prima di essere tenuto: quanti file riclassificherebbe, e quali a torto.
- Una domanda di dubbio viene scritta in due posti: nel rapporto del passaggio e nella coda delle decisioni, per non perderla.
- Prima di archiviare un allegato, si verifica che una copia non sia già archiviata (stesso nome, stessa dimensione, stessa data).
- Si archivia copiando, con un periodo di conservazione, poi una rimozione verificata dell’originale. Uno spostamento puro può saltare in silenzio un conflitto di nomi e perdere un file.
- Gli archivi restano in sola lettura: prima mappa e indice, una copia datata su cui lavorare, duplicati proposti senza spostare nulla. Vedi Ritrovare qualsiasi cosa.
Risultato
Una cartella radice pulita, un file di regole, una tipologia approvata e un’archiviazione automatica quotidiana dei Download.
Salvaguardie
- Regola del dubbio: Claude chiede anziché indovinare.
- I file che contengono dati dei pazienti vengono segnalati come sensibili, con il nome mascherato, e non lasciano mai la postazione.
- Nulla viene mai cancellato: si archivia.
Prompt di partenza
Ecco la mia cartella radice. Esaminala senza spostare nulla. Proponi una tipologia di 10-15 profili di file (famiglia, esempi, collocazione di destinazione, sensibilità) ed elenca i file dubbi. Presenta tutto su una pagina in cui io possa approvare, correggere o scartare ogni proposta.