Base común
Ordenar los archivos para la IA
Una única carpeta raíz, carpetas de trabajo planas, una tipología: la condición para que la IA encuentre, clasifique y reutilice sus documentos.
El problema
Sus documentos están dispersos entre Descargas, varios discos, un Drive institucional y adjuntos de correo. La IA solo puede trabajar con lo que ve: un archivo fuera de su alcance no existe para ella, y una tarea automatizada que apunta a otro disco se rompe al primer cambio de ordenador.
Método paso a paso
- Crear una única carpeta raíz reservada a la IA (por ejemplo
IA-NOM). Es la única carpeta a la que se da acceso a Claude (Cowork o Claude Code). - Carpetas de trabajo planas, una por gran actividad:
ARTICLES,PRESENTATIONS,SERVICE,ENSEIGNEMENT,BIBLIOGRAPHIE,DONNEES… Evitar los árboles de carpetas profundos. - Tres carpetas técnicas:
_SYSTEME(reglas, planes, registros),_A_TRIER(zona de espera) y90_ARCHIVE(lo que nunca se borra de verdad). - Escribir las reglas de clasificación en un archivo
_SYSTEME/REGLES-CLASSEMENT.md: qué va dónde, cómo nombrar, qué es sensible. - Hacer construir una tipología: pedir a Claude que recorra una muestra y proponga «perfiles» de archivo (manuscrito, presentación de congreso, acta, memoria de actividad…), cada uno con su familia, versión, sensibilidad y ubicación de destino.
- Aprobar en una página dedicada: Claude muestra sus propuestas en un artefacto (Aprobar / Corregir / Descartar). Nada se mueve antes de su decisión; sus correcciones se convierten en reglas aprendidas.
- Clasificar copiando, no moviendo: el original se conserva unos días y después se retira tras comprobarlo. Los archivos ambiguos van a
_A_TRIER. - Traer lo que está en otro sitio: toda carpeta útil situada fuera de la raíz debe trasladarse a ella.
Trampas conocidas
- Confianza de un perfil: alta cuando el nombre se reconoce y la carpeta es legítima, media cuando solo se cumple una de las dos condiciones, baja cuando no se cumple ninguna. Solo la confianza alta da una propuesta directa; las demás dan una pregunta.
- Una carpeta que no cumple las reglas da una propuesta de clasificación, nunca un traslado de oficio.
- En zona sensible, el perfil se deduce del nombre del archivo y de la carpeta, sin abrir el archivo.
- Una pregunta ya resuelta no se vuelve a plantear: la respuesta se convierte en una regla aprendida, que se relee antes de cada pasada.
- Un nuevo indicio de tipología (una palabra del nombre, un remitente, un formato) se prueba sobre el índice completo antes de conservarlo: cuántos archivos reclasificaría y cuáles por error.
- Una pregunta de duda se anota en dos sitios: en el informe de la pasada y en la cola de decisiones, para que no se pierda.
- Antes de clasificar un adjunto, se comprueba que no haya ya una copia clasificada (mismo nombre, mismo tamaño, misma fecha).
- Se clasifica copiando, con un periodo de retención, y después se retira el original tras comprobarlo. Un traslado directo puede saltarse en silencio una colisión de nombres y perder un archivo.
- Los archivos históricos son de solo lectura: primero mapa e índice, una copia fechada para trabajar, duplicados propuestos sin mover nada. Véase Encontrar cualquier cosa.
Entregable
Una carpeta raíz limpia, un archivo de reglas, una tipología aprobada y una clasificación automática diaria de Descargas.
Salvaguardas
- Regla de la duda: Claude pregunta en lugar de suponer.
- Los archivos que contienen datos de pacientes se marcan como sensibles, sus nombres se ocultan y nunca salen del puesto de trabajo.
- Nunca se borra nada: se archiva.
Prompt de partida
Aquí tienes mi carpeta raíz. Recórrela sin mover nada. Propón una tipología de 10 a 15 perfiles de archivo (familia, ejemplos, ubicación de destino, sensibilidad) y enumera los archivos dudosos. Presenta todo en una página donde pueda aprobar, corregir o descartar cada propuesta.