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Préparer la saisie d'un registre
Relire le formulaire avant d'adapter, définir le T0, préparer des valeurs sans jamais imputer, vérifier la non-opposition, et faire remonter les suivis dus : un registre tenu sans que l'IA touche au site de saisie.
Le problème
Un registre multicentrique demande de saisir, pour chaque patient inclus, des valeurs à des visites précises, dans un formulaire en ligne qui change de version. Les données existent dans les dossiers et dans la base, mais pas dans les bonnes unités ni aux bonnes fenêtres, et les suivis dus s’oublient d’une vague à l’autre.
La méthode pas à pas
- Relire la définition du formulaire (CRF) avant tout : chaque variable est rattachée à la page qui la définit, citée. Si la version en ligne diffère de celle qui a été relue, on le signale avant d’adapter quoi que ce soit.
- Définir le T0 (inclusion, diagnostic ou premier examen, selon le registre) et affecter chaque examen à une fenêtre du formulaire ; un examen hors fenêtre est signalé, jamais forcé dans la fenêtre voisine.
- Préparer les valeurs à saisir : unités converties à celles du CRF, valeurs ramenées aux classes du CRF, « np » quand la donnée est absente. Jamais d’imputation. Les bornes et les pièges d’unités sont listés une fois pour toutes, avec un gabarit vierge réutilisable.
- Le site du registre reste en lecture seule : la saisie est faite par une personne habilitée, et les exports du registre ne sont jamais ouverts dans l’outil d’IA.
- Vérifier l’information et la non-opposition du patient avant toute saisie : un journal (date, forme, qui l’a recueillie), croisé par script avec la liste des inclus pour repérer les manques.
- Un listing de suivi croisé avec la base : restitué en agrégats (consentements à recueillir, questionnaires à faire remplir, suivis dus ou faits) et, pour l’équipe, par identifiant pseudonymisé avec le geste attendu.
- Les venues de suivi ne sont pas des visites de protocole : une consultation en vie réelle n’est rattachée à une visite du registre que sur décision explicite. On ne présume pas non plus le sens d’un listing reçu (inclus, à inclure, sortis) : on pose la question.
- Les échéances remontent : chaque suivi dû alimente le tableau des études et le tableau de bord, avec sa date à rebours (voir Piloter ses études et cohortes).
Le livrable
Un gabarit de saisie par visite, une table de correspondance avec les pages du CRF, un journal de non-opposition, un listing de suivi avec les gestes attendus, et des échéances visibles dans le tableau des études.
Garde-fous
Le registre a son propre cadre (protocole, information des patients, conventions entre centres) : il s’applique avant toute préparation. Claude travaille à partir de la base pseudonymisée et du CRF, jamais sur le site du registre ni sur ses exports. Aucune valeur inventée ni imputée ; une donnée absente reste « np ».
Prompt de départ
Voici la définition du formulaire du registre (pages jointes, avec leur numéro de version) et la liste des variables de notre base (noms seulement). Établis la correspondance variable par variable en citant la page du CRF, les conversions d’unités, les classes, les fenêtres de visite autour du T0, et un gabarit vierge. Signale toute variable sans équivalent ; n’impute rien.