Pédagogie
Organiser la rentrée d'un DIU
Reconstituer la liste de diffusion, arrêter le calendrier, préparer les mails dans le bon ordre : la rentrée d'un diplôme multi-sites en une séance.
Capture d’un outil réel · données fictives, noms floutés
Le problème
Un diplôme inter-universitaire, c’est plusieurs sites, des listes d’étudiants qui changent chaque année, des responsables locaux, un secrétariat, des dates à caler sur les congrès nationaux. Tout repose souvent sur un envoi groupé de l’année précédente.
La méthode pas à pas
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Reconstituer la liste de diffusion en croisant l’ancien envoi groupé, le procès-verbal de résultats et les archives mail.
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Dédoublonner et classer chaque personne : conserver, retirer, à statuer, équipe. Claude signale les anomalies : non-admis encore listé, adresse attribuée à la mauvaise personne, contact extérieur dans une liste pédagogique.
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Proposer deux options de calendrier, en vérifiant jours fériés, vacances et grands congrès de la discipline.
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Préparer les mails dans l’ordre d’envoi : responsables de site d’abord (avec un formulaire à compléter), puis étudiants, puis secrétariat. Réutiliser le mail de l’an dernier, actualisé.
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Relire et envoyer vous-même.
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Arbitrer ce qui reste ouvert : choix du calendrier, intervenants à confirmer, tableaux des sites encore attendus ; chaque point devient une case à cocher.
Le livrable
Une page de rentrée : calendrier, tableau de diffusion filtrable par statut et par site, trois mails prêts à copier.
Garde-fous
Aucun envoi par l’IA. Les listes nominatives restent dans l’outil de travail et ne sont jamais publiées.
Prompt de départ
Voici l’envoi groupé de l’an dernier et le PV de résultats. Reconstitue la liste de diffusion de la rentrée, classe chaque personne (conserver, retirer, à statuer), signale les anomalies, puis rédige les mails aux responsables de site et aux étudiants. N’envoie rien.