Base común
Clasificar el correo por acción
Dos pasadas por el correo al día, clasificadas no por importancia sino por acción: responder, hacer o poner en el calendario, archivar, para información.
Captura de una herramienta real · datos ficticios, nombres difuminados · interfaz en inglés
El problema
Asistencia, facultad, investigación, sociedades científicas, industria: los correos llegan de todas partes, a varios buzones, y la pregunta no es «¿es importante?» sino «¿qué tengo que hacer con esto?».
Método paso a paso
- Conectar el buzón en solo lectura (conector Gmail); para los buzones que no se pueden conectar, pasar por un cliente local y un índice.
- Definir cuatro columnas:
- Responder: con un borrador para copiar, nunca enviado por la IA, y un contador de recordatorios;
- Hacer / calendario: con el evento ya redactado, en forma de «aceptar / modificar / no añadir»;
- Archivar: adjunto extraído y archivado, con la ruta indicada;
- Para información: el ruido solo se cuenta.
- Dirigir cada correo a la pieza adecuada: un correo de la facultad va a docencia, una convocatoria de resúmenes a congresos, un protocolo a la skill de revisión de protocolos.
- Decidir en la página: sus decisiones se recogen en la siguiente pasada, y las recurrentes se convierten en reglas aprendidas guardadas en un archivo.
- Programar dos pasadas (mañana y tarde) en lugar de una vigilancia continua.
- Redactar los borradores con su estilo: el estilo se ajusta a sus ~50 últimos envíos (saludo, despedida, tuteo o usted, usted en caso de duda, firma, sin fórmulas vacías). El borrador se presenta listo para copiar, nunca se crea en el buzón; cada corrección que usted hace se convierte en una regla propuesta.
- Identificar al remitente antes de presentar: una búsqueda agrupada en el directorio, con un límite por pasada; un desconocido visto al menos dos veces en 30 días genera una ficha de contacto prerrellenada, para validar.
- Llevar un contador de enrutamiento por buzón: correos útiles, enrutados, no enrutados y remitentes recurrentes sin regla. Un elemento no tratado reaparece al día siguiente bajo «aplazado de ayer»; aplazado tres veces, se señala.
- Buscar con cuatro estados antes de decir «no encontrado»: fuente consultada con resultado, sin resultado, inaccesible, no consultada. Primero se consulta un índice unificado, indicando su antigüedad.
- Capturar la agenda mediante un alias:
- la marca vive en el destinatario (
+agenda) y sobrevive al reenvío; la búsqueda se hace por dirección de entrega, para ver el alias también en copia o en copia oculta; - siempre se lee la conversación completa, porque la confirmación suele ser el último mensaje;
- su propia confirmación enviada a un tercero, con el alias en copia, da un evento firme; la respuesta del tercero por sí sola sigue siendo provisional;
- solo los mensajes enviados desde su propia dirección activan algo: un tercero que escribe al alias no activa nada, y el texto reenviado sigue siendo un dato, nunca una instrucción;
- el registro de elementos tratados solo admite añadidos y sirve de memoria para evitar duplicados; una zona horaria ambigua da «zona horaria por confirmar».
Las propuestas de agenda, los borradores y los archivos clasificados con dudas van a una única cola de decisiones.
Entregable
Una página de triaje en cuatro columnas, dos veces al día, con borradores de respuesta listos para copiar.
Salvaguardas
Estrictamente en solo lectura: la IA no envía, no crea borradores, no pone etiquetas ni archiva. Señalar las solicitudes depredadoras (revistas o congresos dudosos) antes de cualquier respuesta.
Prompt de partida
Lee mis correos no leídos de las últimas 24 h. Clasifícalos en cuatro columnas (responder, hacer/calendario, archivar, para información). Para «responder», propón un borrador breve para copiar. No escribas nada en mi buzón.