Gemeinsame Basis
E-Mails nach Aktion sortieren
Zwei E-Mail-Durchgänge am Tag, sortiert nicht nach Wichtigkeit, sondern nach Aktion: beantworten, erledigen oder in den Kalender eintragen, ablegen, zur Information.
Bildschirmfoto eines echten Werkzeugs · fiktive Daten, Namen unkenntlich · Oberfläche auf Englisch
Das Problem
Krankenversorgung, Fakultät, Forschung, Fachgesellschaften, Industrie: E-Mails kommen von überall, über mehrere Postfächer verteilt, und die Frage ist nicht „Ist das wichtig?“, sondern „Was muss ich damit tun?“.
Schritt für Schritt
- Verbinden Sie das Postfach nur lesend (Gmail-Connector); für Postfächer, die sich nicht verbinden lassen, nutzen Sie einen lokalen Client und einen Index.
- Legen Sie vier Spalten fest:
- Beantworten: mit einem Entwurf zum Kopieren, nie von der KI versendet, und einem Nachfasszähler;
- Erledigen / Kalender: mit dem bereits formulierten Termin, als „annehmen / bearbeiten / nicht hinzufügen“;
- Ablegen: Anhang extrahiert und abgelegt, Pfad angegeben;
- Zur Info: Das Rauschen wird nur gezählt.
- Leiten Sie jede E-Mail an den richtigen Baustein weiter: eine E-Mail der Fakultät an die Lehre, ein Call for Abstracts an die Kongresse, ein Protokoll an den Skill für Protokollbegutachtung.
- Entscheiden Sie auf der Seite: Ihre Entscheidungen werden beim nächsten Durchgang übernommen, und wiederkehrende werden zu gelernten Regeln, die in einer Datei gespeichert sind.
- Planen Sie zwei Durchgänge (morgens und abends) statt ständiger Überwachung.
Ergebnis
Eine Sortierseite mit vier Spalten, zweimal täglich, mit Antwortentwürfen zum Kopieren.
Schutzvorkehrungen
Strikt nur lesend: kein Versand, keine Entwürfe, keine Labels, keine Archivierung durch die KI. Markieren Sie räuberische Anfragen (zweifelhafte Zeitschriften oder Kongresse) vor jeder Antwort.
Einstiegsprompt
Lies meine ungelesenen E-Mails der letzten 24 Std. Sortiere sie in vier Spalten (beantworten, erledigen/Kalender, ablegen, zur Info). Schlage für „beantworten“ einen kurzen Entwurf zum Kopieren vor. Schreibe nichts in mein Postfach.