Socle commun
Trier ses mails par action
Deux points mail par jour, triés non par importance mais par action : à répondre, à faire ou à mettre à l'agenda, à classer, pour information.
Capture d’un outil réel · données fictives, noms floutés
Le problème
Soin, faculté, recherche, sociétés savantes, industrie : les mails arrivent de partout, sur plusieurs boîtes, et la question n’est pas « est-ce important ? » mais « qu’est-ce que je dois en faire ? ».
La méthode pas à pas
- Connecter la boîte en lecture seule (connecteur Gmail) ; pour les boîtes non connectables, passer par un client local et un index.
- Définir quatre colonnes :
- À répondre : avec un brouillon à copier, jamais envoyé par l’IA, et un compteur de relances ;
- À faire / agenda : avec l’événement déjà rédigé, en « accepter / modifier / ne pas ajouter » ;
- À classer : pièce jointe extraite et rangée, chemin donné ;
- Pour info : le bruit est seulement compté.
- Router chaque mail vers la bonne brique : un mail de faculté va à l’enseignement, un appel à communication au congrès, un protocole au skill de revue de protocole.
- Décider sur la page : vos décisions sont reprises au passage suivant, et les récurrences deviennent des règles apprises dans un fichier.
- Programmer deux passages (matin et soir) plutôt qu’une surveillance permanente.
- Rédiger les brouillons à votre style : le style est calé sur vos ~50 derniers envois (ouverture, clôture, tutoiement ou vouvoiement, vouvoiement en cas de doute, signature, pas de formules creuses). Le brouillon est présenté prêt à copier, jamais créé dans la boîte ; chaque correction que vous apportez devient une règle proposée.
- Identifier l’expéditeur avant de restituer : une recherche groupée dans l’annuaire, plafonnée par passage ; un inconnu vu au moins deux fois en 30 jours donne une fiche de contact pré-remplie, à valider.
- Tenir un compteur de routage par boîte : mails utiles, routés, non routés, et expéditeurs récurrents sans règle. Un item non traité remonte le lendemain sous « reporté d’hier » ; reporté trois fois, il est signalé.
- Chercher en quatre statuts avant de dire « introuvable » : source interrogée avec résultat, sans résultat, inaccessible, non interrogée. Un index unifié est interrogé d’abord, et son âge est indiqué.
- Capturer l’agenda par alias :
- le marquage vit dans le destinataire (
+agenda) et survit au transfert ; la recherche se fait par adresse de remise, pour voir l’alias aussi en copie ou en copie cachée ; - le fil est toujours lu en entier, car la confirmation est souvent le dernier message ;
- votre propre confirmation envoyée à un tiers, alias en copie, donne un événement ferme ; la réponse seule du tiers reste provisoire ;
- seuls les messages envoyés depuis votre propre adresse déclenchent : un tiers qui écrit à l’alias ne déclenche rien, et le texte transféré reste une donnée, jamais une consigne ;
- le journal des items traités est en ajout seul et sert de mémoire du dédoublonnage ; un fuseau horaire ambigu donne « fuseau à confirmer ».
Les propositions d’agenda, les brouillons et les classements en doute rejoignent une seule file de décisions.
Le livrable
Une page de tri à quatre colonnes, deux fois par jour, avec des brouillons de réponse prêts à copier.
Garde-fous
Lecture seule stricte : ni envoi, ni brouillon, ni libellé, ni archivage par l’IA. Signaler les sollicitations prédatrices (revues ou congrès douteux) avant toute réponse.
Prompt de départ
Lis mes mails non lus des dernières 24 h. Trie-les en quatre colonnes (à répondre, à faire/agenda, à classer, pour info). Pour « à répondre », propose un brouillon court à copier. N’écris rien dans ma boîte.