Caso di studio · Artefatto
Il cruscotto di anticipazione
Vederlo arrivare invece di subirlo: orizzonti giorno, settimana, mese e semestre; scadenze pianificate a ritroso; presentazioni a G-30; aggiornamento bibliografico; ricorrenze amministrative. Come è stata costruita la seconda riga del cruscotto.
Schermata di uno strumento reale · dati fittizi, nomi sfocati · interfaccia in inglese
Idea
Quale problema, in una frase?
Enunciare il problema in una frase
“Scopro le scadenze quando arrivano: una lezione la settimana prossima, una domanda annuale da presentare, una relazione a un congresso tra dieci giorni.” Il cruscotto mostrava il presente; mancava il futuro.
DifficoltàL'agenda contiene le date, ma non ciò che deve essere pronto prima.
SoluzioneDistinguere l'evento (nell'agenda) dalla sua preparazione (nel cruscotto di anticipazione).
Concetto
Che cosa sarà lo strumento, e che cosa farà?
Una seconda riga, non un nuovo strumento
Invece di un artifact in più, una seconda riga di schede nel cruscotto esistente: orizzonti, da anticipare, presentazioni, universitario, formazione e aggiornamento, aggiornamento bibliografico, ricorrenze. Un unico posto da aprire al mattino.
DifficoltàUn primo prototipo separato che nessuno (me compreso) apriva.
SoluzioneIntegrarlo nel punto di accesso unico già consultato ogni giorno.
!Ogni nuovo artifact è una pagina in più che non aprirete. Preferite una scheda in ciò che esiste già.
Scrivere le regole di anticipo
Regole semplici, scritte una volta: una relazione a un congresso fa scattare un'allerta a G-30; una lezione a G-30 (diapositive e domande pronte); una sessione d'esame a G-15 (prove redatte); una domanda annuale a G-30 prima dell'apertura della finestra di presentazione. Ogni allerta rimanda al documento o allo strumento di preparazione.
Da dire a Claude«Ecco i miei tipi di scadenze ricorrenti. Per ciascuno, proponi un anticipo per l'allerta, ciò che deve essere pronto in quel momento e lo strumento o il documento da aprire.»
!Un'allerta senza collegamento a ciò che va fatto viene ignorata già dalla seconda settimana.
Quattro orizzonti
Il giorno (logistica ora per ora, documenti già disponibili), la settimana, il mese, il semestre. Più l'orizzonte è lontano, meno dettagli: a livello di semestre, solo le tappe.
Realizzazione
Che cosa chiedere a Claude, e in quale ordine?
Alimentarlo a partire dall'esistente
Far incrociare a Claude sei mesi di agenda e di email per elencare le scadenze e i documenti candidati; voi convalidate ogni riga (indicizzare, estrarre, scartare) su una pagina di convalida.
DifficoltàDoppioni tra l'agenda e le email di promemoria.
SoluzioneDeduplicazione per data e titolo, convalidata da voi.
!L'alimentazione legge email e agenda; non scrive nulla senza convalida.
Ogni riga porta i suoi punti di accesso
Per ogni scadenza: i documenti già disponibili con i loro punti di accesso (link cloud cliccabile dal telefono, percorso sul disco, email originale) e caselle che restano spuntate. Nulla viene spostato: l'indice punta all'originale.
DifficoltàCaselle spuntate che si deselezionavano al ricaricamento.
SoluzioneStato delle caselle salvato nella pagina stessa, non nel browser.
Collegare i flussi
Le presentazioni provengono dall'agenda e dal laboratorio congressuale; l'aggiornamento bibliografico dalla skill di aggiornamento; la formazione dal monitoraggio delle piattaforme; le ricorrenze (domande annuali, relazioni, rinnovi) da un elenco tenuto aggiornato.
Prova
Come dimostrare che funziona?
Verificare rispetto alle fonti
Una volta alla settimana, confrontare il cruscotto con l'agenda: eventi mancanti, date in conflitto, allerte superate senza azione. L'elenco delle discrepanze viene proposto, mai corretto automaticamente.
DifficoltàUna data modificata nell'agenda ma non nel cruscotto.
SoluzioneControllo delle discrepanze nella revisione settimanale.
!L'agenda è il riferimento; il cruscotto si aggiorna a partire da essa, non il contrario.
Messa in servizio
Come consegnarlo, pubblicarlo e farlo durare?
Aggiornamento automatico
L'esecuzione del mattino scrive il piano della giornata, quella serale aggiorna i progetti in corso, quella settimanale scrive gli orizzonti e l'aggiornamento bibliografico. In conversazione: “aggiungi una scadenza”, “rinvia questa tappa”.
!Le attività programmate vengono create e modificate solo con la vostra approvazione esplicita, e consumano la vostra quota.
Leggerlo in due minuti
Al mattino, uno sguardo rapido: che cosa scade oggi, che cosa diventa rosso questa settimana. La domenica, il mese a venire. Il cruscotto è utile solo se si legge in fretta.