Caso de estudio · Artefacto
El panel de anticipación
Verlo venir en lugar de padecerlo: horizontes de día, semana, mes y semestre; plazos planificados hacia atrás; presentaciones a D-30; vigilancia bibliográfica; recurrencias administrativas. Cómo se construyó la segunda fila del panel de control.
Captura de una herramienta real · datos ficticios, nombres difuminados · interfaz en inglés
Idea
¿Qué problema, en una frase?
Enunciar el problema en una frase
«Descubro los plazos cuando llegan: una clase la semana que viene, una solicitud anual que presentar, una ponencia de congreso dentro de diez días». El panel mostraba el presente; faltaba el futuro.
DificultadLa agenda contiene las fechas, pero no lo que debe estar listo antes.
SoluciónDistinguir el evento (en la agenda) de su preparación (en el panel de anticipación).
Concepto
¿Qué será la herramienta y qué hará?
Una segunda fila, no una herramienta nueva
En lugar de un artefacto más, una segunda fila de pestañas en el panel existente: horizontes, por anticipar, presentaciones, académico, formación y vigilancia, vigilancia bibliográfica, recurrencias. Un único lugar que abrir por la mañana.
DificultadUn primer prototipo separado que nadie (yo incluido) abría.
SoluciónIntegrarlo en el punto de entrada único que ya se consulta cada día.
!Cada artefacto nuevo es una página más que no abrirá. Mejor una pestaña en lo que ya existe.
Redactar las reglas de antelación
Reglas sencillas, escritas una vez: una ponencia de congreso desencadena una alerta a D-30; una clase a D-30 (diapositivas y preguntas listas); una convocatoria de examen a D-15 (enunciados redactados); una solicitud anual a D-30 antes de que se abra el plazo. Cada alerta remite al documento o la herramienta de preparación.
Qué decirle a Claude«Estos son mis tipos de plazos recurrentes. Para cada uno, propón una antelación de alerta, lo que debe estar listo en ese momento y la herramienta o el documento que abrir.»
!Una alerta sin vínculo con lo que hay que hacer se ignora a partir de la segunda semana.
Cuatro horizontes
El día (logística hora a hora, documentos ya disponibles), la semana, el mes, el semestre. Cuanto más lejano el horizonte, menos detalle: a nivel de semestre, solo hitos.
Realización
¿Qué pedir a Claude, y en qué orden?
Alimentarlo con lo existente
Pedir a Claude que cruce seis meses de agenda y correos para enumerar los plazos y sus documentos candidatos; usted valida cada línea (indexar, extraer, descartar) en una página de validación.
DificultadDuplicados entre la agenda y los correos de recordatorio.
SoluciónEliminación de duplicados por fecha y título, validada por usted.
!La carga inicial lee sus correos y su agenda; no escribe nada sin validación.
Cada línea lleva sus puntos de acceso
Para cada plazo: los documentos ya disponibles con sus puntos de acceso (enlace en la nube accesible desde el móvil, ruta en el disco, correo original) y casillas que permanecen marcadas. No se mueve nada: el índice apunta al original.
DificultadCasillas marcadas que se desmarcaban al recargar.
SoluciónEstado de las casillas guardado en la propia página, no en el navegador.
Conectar los flujos
Las presentaciones proceden de la agenda y del taller de congresos; la vigilancia bibliográfica, de la skill de vigilancia; la formación, de la vigilancia de plataformas; las recurrencias (solicitudes anuales, memorias, renovaciones), de una lista mantenida al día.
Prueba
¿Cómo demostrar que funciona?
Comprobar con las fuentes
Una vez por semana, comparar el panel con la agenda: eventos que faltan, fechas en conflicto, alertas vencidas sin acción. La lista de discrepancias se propone, nunca se corrige automáticamente.
DificultadUna fecha cambiada en la agenda pero no en el panel.
SoluciónControl de discrepancias en la revisión semanal.
!La agenda es la referencia; el panel se actualiza a partir de ella, no al revés.
Puesta en servicio
¿Cómo entregarla, publicarla y hacerla durar?
Actualización automática
La ejecución de la mañana escribe el plan del día, la de la tarde actualiza los proyectos en curso, la semanal escribe los horizontes y la vigilancia. En la conversación: «añade un plazo», «aplaza este hito».
!Las tareas programadas solo se crean y modifican con su aprobación explícita, y consumen su cuota.
Leerlo en dos minutos
Por la mañana, un vistazo rápido: lo que vence hoy, lo que se pone en rojo esta semana. El domingo, el mes siguiente. El panel solo es útil si se lee rápido.