Caso di studio · Progetto
Separare i propri progetti per cappello
Un'unica conversazione per tutto, poi sei spazi di lavoro: accademico, consulenze, finanze, personale, famiglia, sistema. Come suddividere, quali confini scrivere e che cosa si è inceppato.
Idea
Quale problema, in una frase?
Enunciare il problema in una frase
“Nella stessa conversazione passo da un manoscritto a una fattura e poi a un biglietto del treno, e Claude mescola le istruzioni.” Il problema non è lo strumento, è l'assenza di confini tra i cappelli.
DifficoltàIstruzioni accademiche applicate a una consulenza per un'azienda, e viceversa.
SoluzioneUno spazio di lavoro per cappello, ciascuno con le proprie istruzioni e i propri documenti.
!Un cappello, un contesto; una conversazione che scivola da un cappello all'altro si ricomincia altrove.
Concetto
Che cosa sarà lo strumento, e che cosa farà?
Scegliere i cappelli
Partire dall'attività reale, non da un organigramma: accademico (cura, didattica, ricerca), consulenze e perizie, finanze, personale, famiglia, e uno spazio “sistema” per tutto ciò che riguarda l'organizzazione stessa (regole, skill, routine).
Da dire a Claude«Ecco un mese delle mie richieste a Claude. Proponi una suddivisione in quattro-sei cappelli, indicando per ciascuno ciò che copre, ciò che esclude e un esempio di richiesta.»
DifficoltàDieci cappelli all'inizio, metà dei quali non servivano mai.
SoluzioneAccorpare finché ogni spazio viene aperto almeno una volta alla settimana.
Scrivere la regola di attribuzione
Una regola semplice, scritta una volta: l'attribuzione segue chi paga, non lo strumento. La revisione di un articolo per una rivista va nell'accademico; la stessa revisione pagata da un'azienda va nelle consulenze, anche se a lavorare è la stessa skill.
DifficoltàPratiche miste (un congresso finanziato da un'azienda, una lezione retribuita a parte).
SoluzioneLa pratica segue il pagatore principale; l'altro cappello riceve un semplice rimando.
!Senza una regola scritta, ogni pratica mista torna a essere un'esitazione.
Dichiarare i confini
Per ogni cappello: ciò che copre, ciò che esclude esplicitamente e a quale altro spazio rimanda. L'orchestratore accademico, per esempio, esclude le consulenze e la contabilità e lo dice a chiare lettere.
Realizzazione
Che cosa chiedere a Claude, e in quale ordine?
Creare uno spazio per cappello
Un progetto Claude per cappello, con le sue istruzioni (chi sono in questo ruolo, regole proprie, tono), i suoi documenti di riferimento e le sue skill preferite. Le regole comuni (non cancellare mai, non inviare mai senza approvazione) restano nelle preferenze generali.
DifficoltàLe stesse istruzioni copiate in ogni progetto, poi divergenti.
SoluzioneRegole comuni in un solo posto; ogni progetto contiene solo ciò che gli è proprio.
Ordinare file e skill secondo la stessa mappa
Le cartelle dei file seguono gli stessi cappelli; ogni skill è collegata a un cappello, e un mattone condiviso tra due cappelli viene dichiarato come tale.
DifficoltàFile di un cappello ritrovati nella cartella di un altro.
SoluzioneUn profilo del file prima di qualsiasi archiviazione; in caso di dubbio, il file resta dov'è e si pone una domanda.
!Non spostare nulla in blocco; riordinare man mano, con convalida.
Prova
Come dimostrare che funziona?
Verificare che ogni richiesta finisca nel posto giusto
Per due settimane, annotare ogni richiesta e lo spazio in cui è stata trattata. Ogni richiesta fuori posto diventa un esempio aggiunto ai confini del cappello interessato.
DifficoltàLe richieste rapide fatte dal telefono, al di fuori di qualsiasi progetto.
SoluzioneUna conversazione di accoglienza che qualifica la richiesta e indica in quale spazio riprenderla.
Messa in servizio
Come consegnarlo, pubblicarlo e farlo durare?
Un controllo mensile
Una volta al mese, l'inventario incrociato verifica che nessuna pratica stia a cavallo tra due cappelli, che nessuna regola sia duplicata e che nessuno spazio sia rimasto vuoto. Le discrepanze vengono proposte, mai corrette d'ufficio.
!I dati sanitari e i dati finanziari non si incrociano mai in uno stesso spazio.
Farne un'architettura condivisibile
La mappa dei cappelli, la regola di attribuzione e i confini formano un modello riutilizzabile da un collega: ne mantiene la struttura e ne sostituisce il contenuto.