Étude de cas · Projet
Séparer ses projets par casquette
Une seule conversation pour tout, puis six espaces de travail : académique, prestations, finances, personnel, famille, système. Comment découper, quelles frontières écrire, et ce qui a coincé.
Idée
Quel problème, en une phrase ?
Nommer le problème en une phrase
« Dans la même conversation, je passe d'un manuscrit à une facture puis à un billet de train, et Claude mélange les consignes. » Le problème n'est pas l'outil, c'est l'absence de frontières entre les casquettes.
DifficultéDes consignes académiques appliquées à une prestation pour un industriel, et inversement.
SolutionUn espace de travail par casquette, chacun avec ses propres consignes et documents.
!Une casquette, un contexte ; une conversation qui dérive d'une casquette à l'autre se recommence ailleurs.
Concept
Que sera l'outil, et que fera-t-il ?
Choisir les casquettes
Partir de l'activité réelle, pas d'un organigramme : académique (soin, enseignement, recherche), prestations et expertise, finances, personnel, famille, et un espace « système » pour tout ce qui concerne l'organisation elle-même (règles, skills, routines).
À dire à Claude« Voici un mois de mes demandes à Claude. Propose un découpage en quatre à six casquettes, avec pour chacune ce qu'elle couvre, ce qu'elle exclut et un exemple de demande. »
DifficultéDix casquettes au départ, dont la moitié ne servaient jamais.
SolutionFusionner jusqu'à ce que chaque espace soit ouvert au moins une fois par semaine.
Écrire la règle de rattachement
Une règle simple, écrite une fois : le rattachement suit le payeur, pas l'outil. Une relecture d'article pour une revue va dans l'académique ; la même relecture payée par un industriel va dans les prestations, même si c'est le même skill qui travaille.
DifficultéDes dossiers mixtes (un congrès financé par un industriel, un cours rémunéré à part).
SolutionLe dossier suit le payeur principal ; l'autre casquette reçoit un simple renvoi.
!Sans règle écrite, chaque dossier mixte redevient une hésitation.
Déclarer les frontières
Pour chaque casquette : ce qu'elle couvre, ce qu'elle exclut explicitement, et vers quel autre espace elle renvoie. L'orchestrateur académique, par exemple, exclut les prestations et la comptabilité et le dit en toutes lettres.
Réalisation
Que demander à Claude, dans quel ordre ?
Créer un espace par casquette
Un projet Claude par casquette, avec ses consignes (qui je suis dans ce rôle, règles propres, ton), ses documents de référence et ses skills préférés. Les règles communes (ne jamais supprimer, ne jamais envoyer sans accord) restent dans les préférences générales.
DifficultéLes mêmes consignes copiées dans chaque projet, puis divergentes.
SolutionRègles communes à un seul endroit ; chaque projet ne contient que ce qui lui est propre.
Ranger fichiers et skills selon la même carte
Les dossiers de fichiers suivent les mêmes casquettes ; chaque skill est rattaché à un chapeau, et une brique partagée entre deux chapeaux est déclarée comme telle.
DifficultéDes fichiers d'une casquette retrouvés dans le dossier d'une autre.
SolutionUn profil de fichier avant tout classement ; en cas de doute, le fichier reste en place et une question est posée.
!Ne rien déplacer en masse ; ranger au fil de l'eau, avec validation.
Épreuve
Comment prouver que ça marche ?
Vérifier que chaque demande tombe au bon endroit
Sur deux semaines, noter chaque demande et l'espace où elle a été traitée. Toute demande mal placée devient un exemple ajouté aux frontières de la casquette concernée.
DifficultéLes demandes rapides faites depuis le téléphone, hors de tout projet.
SolutionUne conversation d'accueil qui qualifie la demande et indique dans quel espace la reprendre.
Mise en service
Comment le livrer, le publier, le faire durer ?
Un contrôle mensuel
Une fois par mois, l'inventaire croisé vérifie qu'aucun dossier n'est à cheval, qu'aucune règle n'est dupliquée et qu'aucun espace n'est resté vide. Les écarts sont proposés, jamais corrigés d'office.
!Les données de santé et les données financières ne se croisent jamais dans un même espace.
En faire une architecture partageable
La carte des casquettes, la règle de rattachement et les frontières forment un modèle réutilisable par un collègue : il garde la structure et remplace le contenu.