Caso de estudio · Proyecto
Separar sus proyectos por sombrero
Una sola conversación para todo y, después, seis espacios de trabajo: académico, consultoría, finanzas, personal, familia, sistema. Cómo dividir, qué límites escribir y qué se atascó.
Idea
¿Qué problema, en una frase?
Enunciar el problema en una frase
«En la misma conversación paso de un manuscrito a una factura y luego a un billete de tren, y Claude mezcla las instrucciones». El problema no es la herramienta, es la falta de límites entre los sombreros.
DificultadInstrucciones académicas aplicadas a una consultoría para una empresa, y al revés.
SoluciónUn espacio de trabajo por sombrero, cada uno con sus propias instrucciones y documentos.
!Un sombrero, un contexto; una conversación que deriva de un sombrero a otro se vuelve a empezar en otro lugar.
Concepto
¿Qué será la herramienta y qué hará?
Elegir los sombreros
Partir de la actividad real, no de un organigrama: académico (asistencia, docencia, investigación), consultoría y peritaje, finanzas, personal, familia, y un espacio «sistema» para todo lo que concierne a la propia organización (reglas, skills, rutinas).
Qué decirle a Claude«Este es un mes de mis peticiones a Claude. Propón una división en cuatro a seis sombreros, con, para cada uno, lo que abarca, lo que excluye y un ejemplo de petición.»
DificultadDiez sombreros al principio, la mitad de los cuales nunca se usaban.
SoluciónFusionar hasta que cada espacio se abra al menos una vez por semana.
Redactar la regla de asignación
Una regla sencilla, escrita una vez: la asignación sigue a quien paga, no a la herramienta. La revisión de un artículo para una revista va a académico; la misma revisión pagada por una empresa va a consultoría, aunque trabaje la misma skill.
DificultadExpedientes mixtos (un congreso financiado por una empresa, una clase remunerada aparte).
SoluciónEl expediente sigue al pagador principal; el otro sombrero recibe una simple remisión.
!Sin una regla escrita, cada expediente mixto vuelve a ser una duda.
Declarar los límites
Para cada sombrero: lo que abarca, lo que excluye explícitamente y a qué otro espacio remite. El orquestador académico, por ejemplo, excluye la consultoría y la contabilidad y lo dice con todas las letras.
Realización
¿Qué pedir a Claude, y en qué orden?
Crear un espacio por sombrero
Un proyecto de Claude por sombrero, con sus instrucciones (quién soy en ese rol, reglas propias, tono), sus documentos de referencia y sus skills preferidas. Las reglas comunes (no borrar nunca, no enviar nunca sin aprobación) se quedan en las preferencias generales.
DificultadLas mismas instrucciones copiadas en cada proyecto, que luego divergían.
SoluciónReglas comunes en un solo lugar; cada proyecto contiene solo lo que le es propio.
Ordenar archivos y skills según el mismo mapa
Las carpetas de archivos siguen los mismos sombreros; cada skill está vinculada a un sombrero, y una pieza compartida entre dos sombreros se declara como tal.
DificultadArchivos de un sombrero encontrados en la carpeta de otro.
SoluciónUn perfil del archivo antes de cualquier clasificación; en caso de duda, el archivo se queda donde está y se hace una pregunta.
!No mover nada en bloque; ordenar sobre la marcha, con validación.
Prueba
¿Cómo demostrar que funciona?
Comprobar que cada petición llega al lugar correcto
Durante dos semanas, anotar cada petición y el espacio donde se trató. Toda petición mal ubicada se convierte en un ejemplo añadido a los límites del sombrero correspondiente.
DificultadLas peticiones rápidas hechas desde el móvil, fuera de cualquier proyecto.
SoluciónUna conversación de acogida que califica la petición e indica en qué espacio retomarla.
Puesta en servicio
¿Cómo entregarla, publicarla y hacerla durar?
Un control mensual
Una vez al mes, el inventario cruzado comprueba que ningún expediente esté a caballo entre dos sombreros, que ninguna regla esté duplicada y que ningún espacio haya quedado vacío. Las discrepancias se proponen, nunca se corrigen de oficio.
!Los datos de salud y los datos financieros nunca se cruzan en un mismo espacio.
Convertirlo en una arquitectura compartible
El mapa de sombreros, la regla de asignación y los límites forman un modelo reutilizable por un colega: conserva la estructura y sustituye el contenido.