Abteilung & Versorgung
Einen Aktionstag oder eine Veranstaltung organisieren
Patiententag, öffentliche Veranstaltung, Fortbildungstag: Vereinbarung, Kontakte, Tagesablauf, Presse und Logistik in einem einzigen Dossier.
Das Problem
Ein Screening-Tag, eine öffentliche Veranstaltung oder ein Fortbildungstag erfordert eine Vereinbarung mit der Forschungs- oder Kommunikationsdirektion, Partner, Logistik, manchmal die Presse, und das alles für einen einzigen Termin, den man nicht verpassen darf.
Schritt für Schritt
- Ein einziges Projekt mit rückwärts geplantem Zeitplan: Vereinbarung unterzeichnet, Partner bestätigt, Aufbau, Tag X, Nachbereitung.
- Kontaktblatt: die Rolle jedes Kontakts (Einrichtung, Partner, Freiwillige, Presse), ohne etwas zu veröffentlichen.
- Tagesablauf Stunde für Stunde: Empfang, Workshops, Rundgänge, Materialbedarf.
- Pressevorbereitung: Kernbotschaften, geprüfte Zahlen, Interviewtermin im Kalender.
- Nachbereitung: Teilnehmerzahl, Rückmeldungen, was wiederholt werden sollte; sie fließt in den Tätigkeitsbericht ein.
Ergebnis
Ein vollständiges Veranstaltungsdossier und ein rückwärts geplanter Zeitplan, der im Vorausplanungs-Dashboard verfolgt wird.
Schutzvorkehrungen
Personenbezogene Daten der Teilnehmenden: nur in den von der Vereinbarung vorgesehenen Werkzeugen. Die KI versendet nichts an Partner oder die Presse.
Einstiegsprompt
Ich organisiere [Veranstaltung] am [Datum]. Hier sind die Vereinbarung und meine Notizen. Erstelle den rückwärts geplanten Zeitplan, das Kontaktblatt nach Rollen und einen stundengenauen Tagesablauf.