Abteilung & Versorgung
Abwesenheiten, frei gewordene Räume und Springer
Fehlt jemand, wird der ihm zugeteilte Raum frei: das automatisch erkennen, einen verfügbaren Springer vorschlagen und Abwesenheiten mit E-Mails in beide Richtungen verknüpfen.
Das Problem
Eine per E-Mail gemeldete Abwesenheit muss in den Dienstplan eingetragen werden und dann bei jeder betroffenen Tätigkeit. Der Echokardiographie-Raum oder der Sprechstundentermin der abwesenden Person bleibt leer oder wird erst am Morgen selbst als leer entdeckt.
Schritt für Schritt
- Abwesenheiten → E-Mail: Eine Schaltfläche erzeugt die monatliche E-Mail mit den erfassten Abwesenheiten (eine Zeile pro Mitarbeiter, Daten, Anzahl der Tage), bereit zum Kopieren. Sie bittet die Empfänger, mit einer Zeile pro Person im Format
NAME: Datenzu antworten. - E-Mail → Abwesenheiten: Eine Schaltfläche „aus einer E-Mail importieren“ liest Antworten in diesem Format, trägt die Abwesenheiten ein, überträgt sie in die Tätigkeitsreiter und weist Zeilen mit unbekanntem Namen sauber ab.
- Frei gewordene Räume erkennen: Jeder Halbtag einer abwesenden Person wird im betreffenden Reiter mit „Raum frei?“ markiert, mit einem zusammenfassenden Hinweis oben in der Woche.
- Springer („Joker“) pro Halbtag: Eine Tabelle Personen × Halbtage zeigt, wer wann einspringen kann (zum Beispiel ein Fellow dienstags und mittwochs, ein Assistenzarzt an bestimmten Nachmittagen). Sie wird mit dem Team geteilt.
- Vorschlagen, nicht vorschreiben: Im frei gewordenen Slot erscheinen nur die an diesem Tag verfügbaren Springer (weder abwesend noch bereits eingeteilt). Ein Klick teilt sie nur für diese Woche ein; der Musterplan wird nie verändert; die Zuteilung lässt sich mit einem Klick zurücknehmen.
- Neuzugänge: Ein Springer, der noch nicht in der Personalliste steht, wird nach Bestätigung hinzugefügt, nie erraten.
Ergebnis
Abwesenheiten werden einmal erfasst und sind überall sichtbar; frei gewordene Räume werden markiert und Vertretungen vorgeschlagen.
Schutzvorkehrungen
Die KI entwirft die E-Mails; sie versendet sie nicht. Abwesenheiten bleiben interne Informationen der Abteilung.
Einstiegsprompt
Füge dem Dienstplan einen Import von Abwesenheiten aus einer E-Mail im Format „NAME: Daten“ hinzu sowie eine Schaltfläche, die die monatliche Abwesenheits-E-Mail erzeugt. Markiere dann die durch eine Abwesenheit frei gewordenen Räume und schlage die für diesen Halbtag verfügbaren Springer vor. Teste mit drei fiktiven Abwesenheiten.