Reparto e assistenza
Assenze, sale liberate e sostituti
Quando qualcuno è assente, la sala in cui era previsto si libera: individuarla automaticamente, proporre un sostituto disponibile e collegare assenze e mail nei due sensi.
Il problema
Un’assenza comunicata per mail va inserita nel planning, poi in ogni attività che ne risente. La sala di ecocardiografia o l’ambulatorio che la persona assente occupava resta vuoto, oppure lo si scopre vuoto la mattina stessa.
Metodo passo per passo
- Assenze → mail: un pulsante genera la mail mensile delle assenze registrate (una riga per membro dell’équipe, date, numero di giorni), pronta da copiare. Chiede ai destinatari di rispondere con una riga per persona nel formato
NOME: date. - Mail → assenze: un pulsante «importa da una mail» legge le risposte in quel formato, registra le assenze, le riporta nelle schede delle attività e scarta in modo pulito le righe con un nome sconosciuto.
- Individuare le sale liberate: ogni mezza giornata occupata da una persona assente viene segnalata «sala libera?» nella scheda corrispondente, con un banner riassuntivo in cima alla settimana.
- Sostituti («jolly») per mezza giornata: una tabella persone × mezze giornate mostra chi può coprire e quando (per esempio un fellow clinico il martedì e il mercoledì, uno specializzando certi pomeriggi). È condivisa con l’équipe.
- Proporre, non imporre: nello spazio liberato compaiono solo i sostituti disponibili quel giorno (né assenti né già assegnati). Un clic li assegna solo per questa settimana; il planning tipo non viene mai toccato; l’assegnazione si annulla con un clic.
- Nuovi arrivati: un sostituto che non figura ancora nell’elenco del personale viene aggiunto dopo conferma, mai indovinato.
Risultato
Assenze inserite una sola volta e visibili ovunque; sale liberate segnalate e sostituzioni proposte.
Salvaguardie
L’IA redige le mail; non le invia. Le assenze restano un’informazione interna al reparto.
Prompt di partenza
Aggiungi al planning un’importazione delle assenze da una mail nel formato «NOME: date» e un pulsante che genera la mail mensile delle assenze. Poi segnala le sale liberate da un’assenza e proponi i sostituti disponibili per quella mezza giornata. Fai una prova con tre assenze fittizie.