Servicio y asistencia
Ausencias, salas liberadas y suplentes
Cuando alguien está ausente, la sala que tenía asignada queda libre: detectarla automáticamente, proponer un suplente disponible y vincular ausencias y correos en ambos sentidos.
El problema
Una ausencia comunicada por correo debe registrarse en el planning y luego en cada actividad afectada. La sala de ecocardiografía o la consulta que tenía la persona ausente queda vacía, o se descubre vacía la misma mañana.
Método paso a paso
- Ausencias → correo: un botón genera el correo mensual de ausencias registradas (una línea por miembro del equipo, fechas, número de días), listo para copiar. Pide a los destinatarios que respondan con una línea por persona en el formato
NOMBRE: fechas. - Correo → ausencias: un botón «importar desde un correo» lee las respuestas en ese formato, registra las ausencias, las traslada a las pestañas de actividad y rechaza limpiamente las líneas cuyo nombre es desconocido.
- Detección de salas liberadas: cada media jornada asignada a una persona ausente se marca «¿sala libre?» en la pestaña correspondiente, con un aviso resumen en la parte superior de la semana.
- Suplentes («comodines») por media jornada: una tabla personas × medias jornadas indica quién puede cubrir y cuándo (por ejemplo, un médico adjunto en formación los martes y miércoles, un médico residente ciertas tardes). Se comparte con el equipo.
- Proponer, no imponer: en el hueco liberado solo aparecen los suplentes disponibles ese día (ni ausentes ni ya asignados). Un clic los asigna solo para esta semana; el planning tipo nunca se modifica; la asignación se retira con un clic.
- Nuevas incorporaciones: un suplente que aún no figura en la lista del personal se añade tras confirmación, nunca por suposición.
Entregable
Ausencias registradas una sola vez y visibles en todas partes; salas liberadas señaladas y sustituciones propuestas.
Salvaguardas
La IA redacta los correos; no los envía. Las ausencias siguen siendo información interna del servicio.
Prompt de partida
Añade al planning una importación de ausencias desde un correo con el formato «NOMBRE: fechas» y un botón que genere el correo mensual de ausencias. Después señala las salas liberadas por una ausencia y propone los suplentes disponibles para esa media jornada. Prueba con tres ausencias ficticias.