Socle commun
Routines planifiées sans explosion des coûts
Quatre orchestrateurs (matin, soir, semaine, mois) pilotés par des plans écrits dans des fichiers, plutôt que vingt tâches dispersées.
Capture d’un outil réel · données fictives, noms floutés
Le problème
La tentation est de créer une tâche planifiée par besoin. Au bout de deux mois, on en a vingt-cinq, qui rechargent chacune leur contexte, se marchent dessus, envoient six notifications par jour et consomment une part importante du quota.
Figure. Une semaine de routines : trois quotidiennes, une hebdomadaire, une mensuelle.
La méthode pas à pas
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Regrouper en quatre orchestrateurs :
- MATIN (quotidien) : contrôle de santé, tri mail, plan de route du jour ;
- SOIR (quotidien) : second point mail, mise à jour des chantiers, arbitrages en attente ;
- HEBDO (vendredi) : échéances académiques, soutenances à J-14, veille bibliographique, horizons du mois ;
- MENSUEL (le 1er) : CV, historique d’activité, index des fichiers, sauvegarde.
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Un prompt d’une ligne : « lis ton plan de marche ». Le plan est un fichier Markdown (
_SYSTEME/ORCHESTRATEURS/PLAN_MATIN.md). Ajouter une veille devient ajouter une ligne dans un fichier, pas créer une tâche. -
Fixer un budget : un plafond d’appels d’outils par passage, une seule passe, un journal de consommation. Un modèle plus léger suffit pour la plupart des tâches planifiées ; vérifiez avec quel modèle la tâche est créée.
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Superviser : une page de voyants (vert, orange, rouge) alimentée par les orchestrateurs eux-mêmes, pour détecter les pannes silencieuses.
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Notifier seulement si une action est attendue.
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Vérifier l’état après toute pause : après une pause générale des tâches, lister celles qui sont actives, en pause ou désactivées, et ne réactiver qu’avec accord.
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Un journal des incidents : quand une source est indisponible (boîte non connectée, index trop volumineux, montage perdu), la routine le dit, propose un contournement, et ne conclut jamais « rien de nouveau ».
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Préparer en tâche, valider en conversation :
- en tâche planifiée, rien n’entre dans le fichier de référence (planning, CV, bilan annuel) : tout va dans une zone « à valider » ;
- la validation, en conversation, enchaîne verrou, copie horodatée, fusion, contrôle d’intégrité avant et après, puis journal ; elle peut être partielle (« valide les lignes 1 à 4 ») ;
- une brique = une zone d’écriture : deux briques n’écrivent jamais au même endroit ;
- si le fichier est ouvert ailleurs, écrire en zone « à valider » et demander de le fermer ;
- dans un classeur : même nombre de formules avant et après, zéro erreur au recalcul.
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Une pyramide d’orchestration : l’information monte, les ordres descendent, et aucun niveau n’en saute un autre. La page de bord ne lit que des agrégats (des « miroirs » tenus à jour par chaque orchestrateur), jamais les pièces elles-mêmes.
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Une sentinelle hors poste : une tâche dans le cloud, sans accès au disque, signale les tâches échouées, suspendues (ordinateur éteint) ou non passées. Elle complète un second contrôle : la routine qui consomme des données signale l’absence du journal de celle qui les produit. Des données périmées ne sont jamais présentées comme à jour. Pour travailler quand l’ordinateur est éteint, voir le mode « sans poste » dans la fiche Cadrer une demande dictée.
Le livrable
Quatre tâches, quatre fichiers de plan, un fichier de règles commun, un journal et une page de supervision.
Leçons apprises
- Une panne silencieuse (extraction de pièces jointes cassée pendant deux semaines) a justifié la page de supervision.
- Un plan trop chargé pour son plafond s’interrompt : mieux vaut deux passages courts qu’un long.
- Les tâches remplacées sont renommées « ARCHIVE » et désactivées, jamais supprimées.
Prompt de départ
Voici la liste de mes tâches planifiées. Propose un regroupement en 4 orchestrateurs, écris un plan de marche en Markdown pour chacun, et estime la consommation avant/après. Ne crée ni ne modifie aucune tâche sans mon accord.