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Organiser un déplacement en congrès
Billets, programme et interventions rassemblés en une feuille de route heure par heure, avec les points de vigilance.
Capture d’un outil réel · données fictives, noms floutés
Le problème
Billets dans un mail, hôtel dans un autre, programme en PDF, intervention à confirmer : la logistique d’un congrès se reconstitue dans le train.
La méthode pas à pas
- Retrouver les pièces dans les mails et le Drive : billets, réservation, programme, mail de l’organisateur.
- Repérer vos interventions dans le programme (salle, horaire, modérateurs, format).
- Construire la feuille de route : chronologie par segment (train, correspondance, trajet, séance), encadrés « vigilance » (correspondance courte, slides à envoyer avant une date).
- Lister les pièces manquantes et les arbitrages (ce qu’on manque du programme en partant plus tôt).
- Proposer l’ajout à l’agenda, écrit seulement après votre accord.
- Au retour : le dossier de remboursement. Lire d’abord la convention de prise en charge (postes couverts, plafonds, date limite). Signaler les dépassements et les postes hors convention, sans les retirer d’office. Dédoublonner les justificatifs, remplir le formulaire de l’organisateur et rassembler un dossier numéroté. Les coordonnées bancaires ne sont jamais tapées par l’IA : vous les saisissez vous-même.
Le livrable
Une feuille de route consultable sur téléphone, avec les trois points à ne pas rater ; au retour, un dossier de remboursement numéroté et prêt à envoyer.
Garde-fous
Aucun horaire estimé présenté comme certain : tout vient des billets et du programme officiel, les estimations sont signalées comme telles.
Prompt de départ
Je pars à [congrès] du [date] au [date]. Retrouve billets, hôtel et programme dans mes mails et mon Drive, repère mes interventions, et fais une feuille de route heure par heure avec les points de vigilance. Propose les événements d’agenda sans les créer.